Etätyön johtaminen esihenkilön näkökulmasta, parhaat vinkit asiantuntijalta

Koronapandemiasta seurannut poikkeusaika on vaatinut uusia tapoja tehdä ja organisoida työtä. Etätyö on yksi niistä muutoksista, joka on monessa organisaatiossa tullut jäädäkseen ja sen osuus on merkittävistä yleistynyt myös valtiohallinnon organisaatioissa. Pitkittynyt yli vuoden kestänyt poikkeusaika on tuonut monelle työntekijälle jaksamisen haasteita sekä esihenkilöille uusia johtamisen haasteita. Kun kuormittava tilanne pitkittyy, terveys ja työkyky kärsivät. Esihenkilön tehtäviin kuuluu pitää huolta työntekijöiden työssä jaksamisesta sekä työn sujumisesta, ja tämä on osoittautunut monelle vaikeammaksi etätyön vuoksi.

Etäjohtamisessa korostuu luottamukseen perustuva johtaminen. Miten esihenkilö voi tukea työntekijöiden jaksamista ja motivaatiota, kun tehdään etätöitä? Mehiläisen työterveyspsykologi Merike Aminoff antaa vinkkejä esihenkilöitä askarruttaviin kysymyksiin etäjohtamiseen liittyen.

Miten tukea työntekijän jaksamista etäjohtamisen kautta?

- Monelle viimeinen vuosi on ollut erityisen kuormittavaa aikaa eri syistä. Työssä jaksamisen varmistaminen etätyöskentelyä tekevissä organisaatioissa voi tämän takia olla juuri nyt sekä erityisen tärkeää mutta samalla haastavaa. Jaksamisen tukeminen vaatii luottamusta ja läsnäoloa. Etätyön myötä kohtaamiset työntekijöiden kanssa eivät enää synny spontaanisti vaan tarvitaan aktiivista panostusta vuorovaikutukseen. Esihenkilön kannattaa varata erikseen aikaa palavereissa ja kalenterista kuulumisten vaihtamiseen työntekijöidensä kanssa. Hyviä kysymyksiä, joita voi välillä esittää, ovat esimerkiksi ”Miten jaksat tällä hetkellä?”, ”Miten työsi sujuu?” ja ”Miten voin olla avuksi?”. Jos esihenkilö on työntekijästä huolissaan, kannattaa asia ottaa esille matalalla kynnyksellä ja välittävällä tavalla sekä avoimesti työntekijää kuunnellen.

Työntekijällä on motivaatio hukassa, miten motivoida etäjohtamisen kautta?

- Pitkittynyt etätyö on voinut poistaa useita tärkeitä työmotivaation lähteitä, kuten kollegoiden kohtaamisen päivittäin ja spontaanin palautteen työyhteisöltä. Avoin keskustelu ja luottamuksen ilmapiiri on ensimmäinen askel motivaation kasvattamisessa. Usein työntekijällä itsellään on jo ratkaisuvaihtoehtoja mielessään - miten työtä voisi muokata, jotta innostuisi enemmän työstään. Palaute omasta työstä, arvostuksen osoittaminen ja nopea tarttuminen epäkohtiin ovat tärkeitä keinoja kasvattaa motivaatiota ja luottamusta etäjohtamisessakin. Työn merkityksellisyyden hahmottaminen on voimakas työkalu, jonka avulla voi tukea työntekijää löytämään merkitystä juuri hänen työpanoksestaan osana isompaa kokonaisuutta.

Miten johtaja voi huolehtia omasta jaksamisestaan?

- Esihenkilöille pätevät samat työhyvinvoinnin säännöt kuin työntekijöillekin. On tärkeää olla yhteydessä muihin kollegoihin eikä jäädä yksin varsinkaan vaikeissa tilanteissa. Esihenkilöiden vertaistuki ja hyvien käytäntöjen jakaminen on arvokasta. Kohtuullinen työmäärä, riittävä tauottaminen ja turhien keskeytysten karsiminen tukevat jaksamista ja tuloksellista työtä. Lisäksi jokaiselle on tärkeää liikkua säännöllisesti, nukkua tarpeeksi sekä säilyttää työn ja muun elämän tasapaino.

5 vinkkiä hyviin etäpalaverikäytäntöihin ja etätiimityöskentelyyn?

1. Varmista, että etäpalavereilla on selkeä agenda ja hyödynnä erilaisia sähköisiä työkaluja kaikkien osallistamiseen ja käsiteltävän asian visualisointiin. Kokouksista on hyvä tehdä muistio, ja kokoukset voi tietyissä tilanteissa olla hyödyllistä nauhoittaa.
2. Varaa palavereja, joissa on aikaa myös eri ryhmien vapaamuotoiseen kuulemiseen ja tiedon jakamiseen. Laadukkaat virtuaaliset kohtaamiset tukevat työmotivaatiota, yhteisöllisyyttä ja työhyvinvointia.
3. Tyypillisesti virtuaalisessa työssä yksinäisyyden kokemus lisääntyy. Hyvä keino lisätä yhteisöllisyyttä on järjestää esimerkiksi yhteiset säännölliset virtuaalikahvit.
4. Etätyössä korostuu hyvä tiedon jakaminen. Toimivat tekniset ratkaisut ja niiden hallinta sekä selkeät yhteiset pelisäännöt mahdollistavat sujuvaa työskentelyä.
5. Miettikää yhdessä työyhteisön kanssa, mitkä ovat juuri teille toimivat etätyöskentelyn käytännöt ja pelisäännöt, joita olette tähän mennessä oppineet ja mikä on toiminut erityisen hyvin? Näin luodaan yhdessä ohjautuvaa kulttuuria, jossa työntekijät voivat innostua yhdessä kehittämisestä.

Mikä neuvoksi, jos esihenkilön keinot eivät riitä?

- Mikäli omat keinot eivät riitä, esihenkilö voi saada tukea työterveyshuollosta, esim. työterveyspsykologin sparrauksesta. Työterveyden kautta voi esimerkiksi saada tukea siihen, miten tunnistaa ylikuormittunut työntekijä ja millä keinoilla tukea häntä. Esihenkilön kannattaa myös tarvittaessa ohjata työntekijää työterveyteen. Työterveyshoitajan vastaanotolle ohjaaminen on hyvä ensimmäinen askel, kun tarvitaan asiantuntijan apua. Käytössä on myös useita digitaalisia tuen välineitä kuten esimerkiksi Huoli omasta jaksamisesta -chat, jossa saa nopeasti ja matalalla kynnyksellä keskusteluapua. OmaMehiläinen-sovellukseen voi työterveyshoitajan kautta aktivoida myös mielen hyvinvoinnin valmennuksia. Sovelluksessa on lisäksi käytettävissä kaikille avoin maksuton videokirjasto, joka tarjoaa tukea jaksamiseen ja mielen hyvinvointiin sekä masennuksen ja työuupumuksen tunnistamiseen ja avun hakemiseen.

Kirjoittana toimi Mehiläisen työterveyspsykologi Merike Aminoff