Ledarskap vid distansarbete ur chefens perspektiv, expertens bästa tips

Den undantagstid som coronapandemin har fört med sig har krävt nya sätt att utföra och organisera arbetet. Distansarbete är en av de förändringar som har kommit för att stanna i många organisationer. Andelen distansarbete har blivit betydligt vanligare även i statsförvaltningens organisationer. Den långa undantagstiden som har pågått i över ett år har gjort att många arbetstagare har haft svårt att orka med arbetet och cheferna har stått inför nya utmaningar. Hälsan och arbetsförmågan lider, om den belastande situationen drar ut på tiden. Det hör till chefens uppgifter att se till att arbetstagarna orkar med arbetet och att arbetet går bra. Detta har visat sig vara svårare för många på grund av distansarbetet.

Distansledarskap är ledarskap som bygger på förtroende. Hur kan chefen hjälpa arbetstagarna att orka och motivera dem vid distansarbete? Mehiläinens företagspsykolog Merike Aminoff ger tips och svar på de frågor om distansledarskap som cheferna funderar på.

Hur kan vi stödja arbetstagarna så att de orkar med arbetet via distansledarskap?

- För många har det senaste året varit en särskilt belastande tid av olika orsaker. Det kan därför vara extra viktigt just nu, men samtidigt utmanande, att se till att alla orkar med arbetet i organisationer som arbetar på distans. Det krävs förtroende och närvaro för att stödja arbetstagarna. På grund av distansarbetet sker mötena med arbetstagarna inte längre spontant, i stället krävs en aktiv satsning på växelverkan. Det är bra om chefen kan lägga in extra tid på möten och i kalendern för att fråga hur det går för arbetstagarna. Några frågor som kan vara bra att ställa emellanåt är till exempel ”Hur orkar du med arbetet just nu?”, ”Hur går det med arbetet?” och ”Vad kan jag göra för att hjälpa dig?”. Om chefen är orolig för en arbetstagare, lönar det sig att ta upp frågan med arbetstagaren, visa omsorg samt att vara öppen och lyssna på arbetstagaren.

En arbetstagare har tappat motivationen, hur kan vi motivera arbetstagaren via distansledarskap?

- Det utdragna distansarbetet kan ha inneburit att många viktiga källor till arbetsmotivation, såsom den dagliga kontakten med kollegor och spontan respons av andra, har fallit bort. En öppen diskussion och en förtroendefull atmosfär är det första steget för att öka motivationen. Ofta har arbetstagaren egna lösningsalternativ för hur arbetet kunde omformas för att arbetstagare ska känna större inspiration för sitt arbete. Att få respons på arbetet, få uppskattning och se att missförhållanden snabbt rättas till är viktigt för att öka motivationen och förtroendet även vid distansledarskap. Att uppfatta arbetet som betydelsefullt är ett kraftfullt verktyg som kan hjälpa arbetstagaren att se sin arbetsinsats som en betydelsefull del av en större helhet.

Vad kan chefen göra för att själv orka?

- Samma regler för arbetshälsan gäller för chefer som för arbetstagare. Det är viktigt att behålla kontakten till kollegorna och inte vara ensam, särskilt inte i svåra situationer. Kamratstöd för chefer och att få dela god praxis är värdefullt. En rimlig arbetsmängd, tillräckligt med pauser och färre onödiga avbrott hjälper oss att orka med arbetet och ger ett gott arbetsresultat. Dessutom är det viktigt för alla att röra på sig regelbundet, sova tillräckligt och behålla balansen mellan arbete och fritid.

5 tips för bra distansmöten och teamarbete på distans?

1. Se till att distansmötena har en tydlig agenda och använd olika elektroniska hjälpmedel för att få alla att känna sig delaktiga och för att visualisera ärendet som behandlas. Det är bra att göra ett PM efter möten och i vissa situationer kan det vara lämpligt att spela in möten.
2. Boka in möten som även ger tid för att höra hur olika grupper har det, diskutera fritt och dela information. Virtuella möten som håller hög kvalitet stödjer arbetsmotivationen, känslan av samhörighet och arbetshälsan.
3. Typiskt vid virtuellt arbete är att upplevelsen av ensamhet ökar. Ett bra sätt att öka känslan av samhörighet är till exempel att regelbundet ordna en gemensam virtuell kaffepaus.
4. Vid distansarbete är det särskilt viktigt med god information och kommunikation. Fungerande tekniska lösningar som alla behärskar samt tydliga gemensamma spelregler gör att arbetet löper smidigt.
5. Fundera tillsammans på vilka arbetssätt och spelregler vid distansarbete som passar er. Vilka har ni lärt er hittills och vad har fungerat särskilt bra? På så sätt skapas en kultur av gemensamt ledarskap som får arbetstagarna att inspireras av att få utveckla saker tillsammans.

Vad kan vi göra om chefens metoder inte räcker till?

- Om de egna metoderna inte räcker till, kan chefen få stöd av företagshälsovården, t.ex. sparring av företagspsykologen. Företagshälsovården kan till exempel ge stöd för att känna igen en arbetstagare som har en för hög arbetsbelastning och sätt att stödja arbetstagaren. Chefen kan även hänvisa en arbetstagare till företagshälsovården om det behövs. Ett besök på företagshälsovårdarens mottagning är ett bra första steg, om det behövs experthjälp. Det finns även flera hjälpmedel för digitalt stöd, såsom chatten Sköt om ditt eget välbefinnande, som ger samtalsstöd snabbt och enkelt. Det går att aktivera coachningar om psykisk hälsa i MinMehiläinen-appen via företagshälsovårdaren. I appen finns även ett avgiftsfritt videobibliotek som är öppet för alla. Videobiblioteket erbjuder stöd för att orka och må bra samt för att känna igen och söka hjälp för depression och utbrändhet.

Texten är skriven av Mehiläinens företagspsykolog Merike Aminoff