Integritetpolicy för Mehiläinens rekrytering

Mehiläinen Oy
FO-nummer 1927556-5
Arkadiagatan 6
00100 Helsingfors

Mehiläinens rekryteringsregister

Syftet med användningen av personuppgifter är rekrytering av personal till anställning eller som oberoende yrkesutövare i Mehiläinens lokaler. Beroende på situationen kan användningen av personuppgifter relatera antingen till en specifik ledig arbetsuppgift eller till den registrerades uttryckta vilja att få kontakt eller jobberbjudanden från Mehiläinen för eventuellt senare lediga arbetsuppgifter som passar den registrerade.

Grunden för behandlingen av personuppgifter är beroende på situationen antingen:

a.) arbetssökandens (den registrerades) samtycke till behandlingen eller

b.) Mehiläinens berättigade intresse att behandla nödvändiga uppgifter om arbetssökanden för rekrytering, vilket uppstår från en relevant och lämplig relation mellan rekryteringskandidater (de registrerade) och Mehiläinen.

Registret omfattar uppgifter om möjliga anställda och yrkesutövare hos Mehiläinen (hädanefter kandidater). I registret lagras uppgifter som behövs för rekryteringsprocessen enligt bedömning för varje specifik uppgift. Sådana uppgifter kan vara till exempel sökandens kontaktuppgifter, yrkesrättigheter, arbetslivshistoria och utbildningsbakgrund, önskemål om anställningsförhållanden och uppgifter som uppstår under rekryteringsprocessen, samt andra uppgifter som är nödvändiga för registrets användningssyfte.

Om personuppgifter har samlats in i samband med en specifik arbetsuppgift som kandidaten har sökt, raderas personuppgifterna efter att rekryteringsprocessen är avslutad, om inte den registrerade har uttryckt en önskan om att behålla uppgifterna till exempel för erbjudanden om framtida arbetsuppgifter. Personuppgifter kan dock lagras längre om det finns en särskild anledning, till exempel för att förbereda, framställa eller försvara rättsliga anspråk. Då påverkas lagringstiden bland annat av lagstadgade allmänna preskriptionstider för skadestånd. Den registrerade har rätt att när som helst begära att personuppgifterna raderas. Annars bevaras personuppgifter så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna är avsedda. Vad gäller detta register bevaras uppgifterna i tio år efter den sista aktiva kontakten.

Den primära informationskällan är personen själv eller andra informationskällor som personen har angett, såsom till exempel rekommendationer. Dessutom används under rekryteringsprocessen vid behov branschrelaterade offentliga register, såsom JulkiTerhikki, i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla Mehiläinens skyldigheter.

Personuppgifter behandlas huvudsakligen inom EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vid behov kan uppgifter också överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, till exempel till USA, i enlighet med dataskyddslagstiftningen och inom dess gränser. I sådana fall är det primära överföringskriteriet Europeiska kommissionens beslut om adekvat dataskyddsnivå i USA. Om personuppgifter överförs till ett land som kommissionen har fattat ett beslut om adekvat dataskyddsnivå (artikel 45 i EU:s allmänna dataskyddsförordning), är den primära grunden för överföringen beslutet om adekvat skyddsnivå.

Personuppgifter utlämnas inte regelbundet till tredje parter.

Mehiläinen har lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifter. Eventuellt pappersmaterial förvaras i ett låst utrymme där endast personer med särskild behörighet har tillträde. Tillgång till digitalt material är endast möjlig med en personlig användaridentitet och lösenord för den behöriga personen. Det finns olika nivåer av användarrättigheter och varje användare ges en tillräcklig, men så begränsad användarrättighet som möjligt för att utföra uppgiften.

Informationen från den ifyllda rekryteringsansökan överförs till rekryteringsprocessens register. Information om framstegen i rekryteringsprocessen sker via e-post till den e-postadress som sökanden har angett eller per telefon.

Uppgifterna används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Den registrerade har rätt att när som helst av specifika skäl relaterade till sin personliga situation motsätta sig behandling av personuppgifter som rör honom eller henne, som grundar sig på Mehiläinens berättigade intressen. Den registrerade kan framföra sitt invändningskrav enligt punkt 12 i denna integritetspolicy. I samband med kravet ska den registrerade specificera den specifika situationen som han eller hon grundar sin invändning på. Mehiläinen kan vägra att uppfylla begäran om invändning på grundval av lagstiftning.

11.1 Den registrerades rätt att få tillgång till uppgifter (rätt till insyn)

Den registrerade har rätt att få bekräftelse från Mehiläinen om att personuppgifter som rör honom eller henne behandlas eller inte. Om hans eller hennes personuppgifter behandlas har den registrerade rätt att få information om behandlingen av sina personuppgifter, till exempel syftet med behandlingen och de berörda personuppgiftskategorierna. Mehiläinen informerar om behandlingen av personuppgifter i sina integritetspolicyer. Den registrerade kan också kontakta Mehiläinen angående behandling av personuppgifter på det sätt som anges i punkt 12 i denna integritetspolicy.

Den registrerade har rätt att granska vilka personuppgifter som rör honom eller henne som behandlas. En begäran om granskning kan göras enligt punkt 12 i denna integritetspolicy. Rätten att granska kan nekas på de grunder som anges i lagen. Användningen av granskningsrätten är i princip kostnadsfri. Mehiläinen kan dock under vissa förutsättningar ta ut en rimlig avgift baserad på administrativa kostnader från den registrerade.

11.2 Den registrerades rätt att kräva rättelse, radering eller begränsning av behandlingen av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att felaktiga uppgifter om honom eller henne rättas. Den registrerade kan göra en begäran om rättelse till Mehiläinen enligt punkt 12 i denna integritetspolicy.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att få sina personuppgifter raderade, till exempel om behandlingen grundar sig på den registrerades samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, eller om den registrerade motsätter sig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl för behandlingen. En begäran om radering kan göras enligt punkt 12 i denna integritetspolicy.

Den registrerade har också rätt att kräva att personuppgiftsansvarig begränsar behandlingen av hans eller hennes personuppgifter, till exempel när den registrerade väntar på Mehiläinens svar på en begäran om rättelse eller radering av uppgifter.

11.3 Den registrerades rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

I den mån den registrerade själv har tillhandahållit uppgifter till Mehiläinen som behandlas på grundval av den registrerades samtycke och behandlingen utförs automatiskt, har den registrerade rätt att få sådana uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

11.4 Den registrerades rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att inge klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten (i Finland till dataombudsmannens byrå) om personuppgiftsansvarig inte har följt tillämplig dataskyddslagstiftning i sin verksamhet.

11.5 Andra rättigheter

Om personuppgifter behandlas på grundval av den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke genom att meddela detta till Mehiläinen enligt punkt 12 i denna integritetspolicy. Återkallande av samtycke påverkar dock inte lagligheten av den samtyckebaserade behandlingen som utförts före återkallandet.

I frågor som rör den registrerades personuppgifter kan du vända dig till Mehiläinens team för hantering av hälsouppgifter info.terveystiedot@mehilainen.fi.

Observera att vi endast kan ta emot begäran från registrerade skriftligen. Din identitet kommer att verifieras på Mehiläinens verksamhetsställe med ett fotoförsett identitetskort eller alternativt via MinMehiläinen online-tjänster. Så här säkerställer vi att information endast lämnas ut till personer som har rätt till det.

Du kan också göra en informationsförfrågan via närmaste Mehiläinens verksamhetsställe, där din identitet kommer att verifieras med ett foto-ID. Du kan hitta den närmaste Mehiläinens verksamhetsställe på vår webbplats på https://www.mehilainen.fi/sv/verksamhetsstallen.

Om du skickar känsliga uppgifter via e-post kan du vid behov använda Mehiläinens säkerhetspost.

Dataskyddsombud

Mehiläinens dataskyddsombud är Kim Klemetti (tietosuoja@mehilainen.fi).