Dataskyddsbeskrivning för Mehiläinens rekrytering

Upprättad: 17.4.2018
Uppdaterad: 14.4.2021

1 Personuppgiftsansvarig

Mehiläinen Oy, FO-nummer 1927556-5, Norra Hesperiagatan 17 C, 00260 Helsingfors.

2 Kontaktperson i registerärenden

Dataskyddsombud Kim Klemetti, tietosuoja@mehilainen.fi

3 Registrets namn

Register för Mehiläinens rekrytering

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifternas användningsändamål är att rekrytera personal för ett anställningsförhållande eller som självständiga yrkesutövare som är verksamma i Mehiläinens lokaler. Beroende på situationen kan personuppgifternas användningsändamål vara relaterade antingen till en specifik ledig arbetsuppgift eller till den registrerades uttalade önskan att få meddelanden eller arbetserbjudanden från Mehiläinen om eventuella arbetsuppgifter som är lämpliga för den registrerade och som blir lediga vid Mehiläinen vid ett senare tillfälle.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig beroende av situationen antingen på

a.) samtycke från den arbetssökande (den registrerade) till behandling, eller
b.) Mehiläinens berättigade intresse att behandla den arbetssökandes nödvändiga uppgifter för rekrytering, som härrör från en betydelsefull och ändamålsenlig relation mellan rekryteringskandidaterna (de registrerade) och Mehiläinen.

5 Registrets datainnehåll

Registret omfattar information om eventuella anställda och yrkesutövare vid Mehiläinen (senare kandidater). Uppgifter som är nödvändiga för rekryteringsprocessen förvaras i registret enligt uppgiftsspecifikt övervägande. Sådana uppgifter kan till exempel omfatta sökandens kontaktuppgifter, yrkesrättigheter, arbetshistorik och utbildningsbakgrund, önskemål gällande anställningsförhållandet och processinformation som uppstår under rekryteringsprocessen samt annan information som är nödvändig för registrets användningsändamål.

6 Personuppgifternas lagringstid

Om personuppgifterna har samlats in för en specifik arbetsuppgift som kandidaten har sökt, raderas personuppgifterna efter att rekryteringsprocessen har avslutats såvida den registrerade inte har uttryckt sin vilja att uppgifterna bevaras till exempel för erbjudanden om framtida arbetsuppgifter. Den registrerade har rätt att när som helst begära att personuppgifterna raderas.

Andra personuppgifter bevaras så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de är avsedda.

7 Regelmässiga informationskällor

Den huvudsakliga informationskällan är personen själv eller andra informationskällor som anges av personen, till exempel referenser. Vid behov använder man under rekryteringsprocessen dessutom offentliga register med anknytning till sektorn, såsom JulkiTerhikki, till den del som det är nödvändigt för att uppfylla Mehiläinens skyldigheter.

8 Regelmässigt överlämnande av data och dataöverföringar till länder utanför EU eller EES

Personuppgifterna behandlas i regel inom EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vid behov kan personuppgifter även överföras till länder utanför EU eller EES, bland annat till USA, i enlighet med och inom de gränser som fastställs i dataskyddslagstiftningen.

9 Beskrivning av principerna för registerskyddet

Eventuellt pappersmaterial förvaras i ett låst utrymme som endast är tillgängligt för personer som har beviljats behörighet. Digitalt material är tillgängligt endast med den behöriga personens personliga användarnamn och lösenord. Behörighetsnivåerna varierar och varje användare beviljas behörighet som är tillräcklig för att utföra uppgiften men så begränsad som möjligt.

Uppgifterna i den ifyllda rekryteringsansökan överförs till rekryteringsprocessens register. Information om hur rekryteringsprocessen fortskrider ges per telefon eller skickas per e-post till den e-postadress som sökanden anger.

10 Profilering

Uppgifterna används inte för profilering.

11 Den registrerades rätt att invända mot behandling av personuppgifter och direktmarknadsföring (förbudsrätt)

Den registrerade har rätt att med hänsyn till en specifik personlig situation invända mot behandlingsåtgärder som rör personen själv och som Mehiläinen riktar till den registrerades personuppgifter. Den registrerade kan lämna in sitt krav på förbud i enlighet med punkt 13 i denna dataskyddsbeskrivning. I samband med kravet ska den registrerade specificera den speciella situation på grundval av vilken hen motsätter sig behandlingen. Mehiläinen kan vägra att tillmötesgå en begäran om förbud på de grunder som anges i lagen.

12 Den registrerades övriga rättigheter som anknyter till behandling av personuppgifter

12.1 Den registrerades rätt till tillgång till uppgifter (rätt till insyn)

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter som rör hen. Rätten till insyn är avgiftsfri om den genomförs högst en gång per år (12 månader). Begäran om insyn ska upprättas skriftligen, undertecknas för hand och skickas som brev eller lämnas in personligen hos den personuppgiftsansvarige. Begäran om insyn ska riktas till den person som ansvarar för registerfrågor.

12.2 Den registrerades rätt till rättelse, radering och begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att kräva att felaktiga uppgifter i registret rättas. Det är skäl att göra begäran om rättelse skriftligen och på ett tillräckligt specifikt sätt. Begäran om rättelse ska riktas till den person som ansvarar för registerfrågor i enlighet med punkt 13 i denna dataskyddsbeskrivning.
Den personuppgiftsansvarige ska utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller om den registrerade så kräver rätta, radera eller komplettera en personuppgift i personregistret som med tanke på ändamålet med behandlingen är felaktig, onödig, bristfällig eller föråldrad.
Den registrerade har även rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av den registrerades personuppgifter, till exempel i en situation där den registrerade inväntar Mehiläinens svar på en begäran om rättelse eller radering av sina uppgifter.

12.3 Den registrerades rätt att anföra besvär hos en tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att anföra besvär hos en behörig tillsynsmyndighet om den personuppgiftsansvarige inte har följt tillämpliga dataskyddsbestämmelser i sin verksamhet.

12.4 Övriga rättigheter

Om personuppgifter behandlas på grundval av den registrerades samtycke har den registrerade rätt att återkalla sitt samtycke genom att meddela Mehiläinen detta i enlighet med punkt 13 i denna dataskyddsbeskrivning. Om behandlingen grundar sig på Mehiläinens berättigade intresse har den registrerade rätt att invända mot behandlingen i enlighet med dataskyddsförordningen.

13 Kontakt

I alla frågor som rör behandlingen av personuppgifter och situationer som gäller utövande av de egna rättigheterna ska den registrerade kontakta Mehiläinen per e-post på adressen tietosuoja@mehilainen.fi, i MinMehiläinen-tjänsten, på Mehiläinens serviceställe eller per post på adressen: Mehiläinen Oy/Kommunikation, Norra Hesperiagatan 17 C, 00260 Helsingfors. Mehiläinen kan vid behov be den registrerade att skriftligen precisera sin begäran, och den registrerades identitet kan vid behov verifieras innan andra åtgärder vidtas.