Miten johtaa etätyötä tekevää tiimiä? Asiantuntijan vinkit esihenkilöille

Koronapandemiasta johtuva poikkeusaika luo organisaatioille uusia tapoja työskennellä. Johtajan rooli muuttuu uudessa tilanteessa ja häneltä vaaditaan kysymisen, kuuntelun ja reflektoinnin taitoa nyt enemmän kuin koskaan. Esihenkilön on hyvä pitää mielessä, että kaikessa ei tarvitse, eikä voikaan olla itse mukana. Kaikkea ei myöskään voi hallita. Tärkeäksi nousee keskinäinen luottamus esihenkilön ja tiimiläisten välillä.

Kysyimme Mehiläisen työterveyspsykologi ja organisaatiokonsultti Pekka Tokolalta vastauksia esihenkilöitä askarruttaviin kysymyksiin.

Miten tukea työntekijää epävarmuuden keskellä, kun kukaan ei tiedä kuinka kauan poikkeustila kestää?

- Etäjohtamisessa läsnäolon kokemus on tärkeä. Samalla tavalla kuin käytävällä kohdatessa, myös etänä on mahdollista luoda kohtaamisia. Kannattaa siis säilyttää keskusteluyhteys niin alaisen ja esihenkilön välillä, kuin tiimiläisten keskenkin. Myös se saattaa helpottaa, että toteaa yhdessä ääneen, että olemme kaikki samassa veneessä epävarmuuden kanssa, mutta yhdessä selviämme tästä.

Työntekijällä on motivaatio hukassa, miten motivoida häntä nyt?

- Ensin kannattaa selvittää mihin motivaation hukkuminen liittyy. Tärkeintä on ottaa asia puheeksi ja yrittää luoda luottamuksen ilmapiiri, jossa asiasta voi aidosti puhua. Usein ihmisellä itsellään on jo joitain ratkaisuvaihtoehtoja mielessä ja esihenkilön tehtävä onkin auttaa alaistaan löytämään motivaatio itse. Työn merkityksellisyys ja motivaatio kulkevat käsi kädessä, jolloin on hyvä tukea alaistaan löytämään merkitys juuri hänen työpanokselleen osana isompaa kokonaisuutta.

Miten johtaja voi huolehtia omasta ja muiden jaksamisesta?

- Esihenkilöille pätevät monet samat säännöt kuin työntekijöillekin. On tärkeää liikkua säännöllisesti, nukkua tarpeeksi sekä hengähtää välillä ja tauottaa työtä. Huolehtia siis mahdollisimman normaalista arjesta. Myös kollegoihin on hyvä olla yhteydessä, sopia vaikka viikoittainen kuulumispalaveri lähimpien työkaverien kanssa.

Miten pysyä kärryillä alaisten jaksamisesta erityisesti nyt, kun heitä ei pysty tapaamaan kasvokkain?

- Yksi helppo työkalu tähän voisi olla kysyä tiimiläisen jaksamisesta ns. asteikkokysymyksenä (1-10) viikoittain, ja pyytää jokaista arvioimaan missä oma jaksaminen liikkuu tällä akselilla. Tällöin on helppo puuttua peliin, jos luku on huolestuttavalla tasolla.

Miten tukea perheellistä työntekijää, joka tasapainoilee etätöiden ja lasten hoitamisen kanssa?

- Esihenkilön tehtävä poikkeusoloissa on arvioida tavoitteita uudelleen yhdessä työntekijän kanssa. Pitää keskustella siitä, mikä on mahdollista tässä tilanteessa - ei ole järkevää uuvuttaa ihmistä vaan tarvittaessa on hyvä tehdä selkeitä muutoksia työmäärään tai tehtäviin.

Mitä vinkkejä voisit antaa hyviin etäpalaverikäytäntöihin ja etätiimityöskentelyyn?

1. Varmistakaa, että palavereilla on agenda ja vaiheistakaa ne mahdollisuuksien mukaan.
2. Olkaa joustavia ajankäytössä. Tehkää työtä vain siihen asti, kun asia etenee. Lopuksi on hyvä miettiä hetki sitä, mitä opimme tänään ja miten se vaikuttaa toimintaan jatkossa. Samalla luodaan yhdessä ohjautuvaa kulttuuria, jossa ihmiset voivat innostua ja jakaa erilaisia kokemuksia.
3. Käykää poikkeuksellinen tilanne läpi keräämällä tiimin havaintoja yhteen. Tätä voi selvittää kysymällä mikä tilanteessa on tuttua, turvallista ja pysyvää? Mikä taas ennustamatonta ja mietityttävää? Esihenkilön tehtävä on pyrkiä hahmottamaan tilannetta eri näkökulmista ja säilyttää oma toimintakyky aktiivisena.
4. Varatkaa aikaa eri ryhmien yhteiseen kuulemiseen ja tiedonjakamiseen. Itseohjautuvuus tapahtuu parhaiten pienten ryhmien kautta ja esihenkilön tulee mahdollistaa ryhmien toiminta. Jo yksi erityisen laadukas keskustelu viikossa tukee merkittävästi aikaansaamista ja työhyvinvointia.
5. Luokaa myös ”No agenda” -ryhmiä. Tyypillisesti virtuaalisessa työssä yksinäisyyden kokemus lisääntyy. Hyvä keino lisätä yhteisöllisyyttä on järjestää esimerkiksi yhteiset virtuaalikahvit.

Mikä neuvoksi, jos esihenkilön keinot työntekijän tukemiseen eivät riitä?

- Esihenkilön tehtävänä on ohjata alainen avun piiriin kertomalla mistä eri tahoista on saatavilla tukea tilanteeseen. Työterveyshoitajalle ohjaaminen on hyvä tapa päästä liikkeelle silloin kun tarvitaan asiantuntijan apua. Käytössä on myös useita digitaalisia tuen välineitä: Mehiläisellä esimerkiksi Huoli omasta jaksamisesta -chatpalvelu, jossa saa keskusteluapua matalalla kynnyksellä helposti ja nopeasti. OmaMehiläinen-sovellukseen voi työterveyshoitajan kautta aktivoida myös mielen hyvinvoinnin valmennuksia. Sovelluksessa on lisäksi käytettävissä kaikille avoin maksuton videokirjasto, joka tarjoaa tietoa ja vinkkejä jaksamiseen ja mielen hyvinvointiin sekä masennuksen ja työuupumuksen tunnistamiseen ja avun hakemiseen.

Lue lisää mielen hyvinvoinnin palveluista poikkeustilanteessa

Asiantuntija on Mehiläisen Työelämäpalvelujen työterveyspsykologi ja organisaatiokonsultti Pekka Tokola.