Familar sijaisperherekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty: 28.11.2022

1 Rekisterinpitäjät

Tämä tietosuojaseloste koskee niitä Familar Oy:n ja sen tytäryhtiöiden tuottamien lastensuojelupalveluiden perhehoitajia, joiden osalta Familar Oy tai sen tytäryhtiö toimii rekisterinpitäjänä.

Familar Oy
Paciuksenkatu 27
00270 Helsinki
Y- tunnus 2300134-8

2 Yhteyshenkikö rekistereitä koskevissa asioissa

Mehiläinen-konsernin tietosuojavastaavana ja rekisteröityjen yhteyshenkilönä toimii Kim Klemetti, tietosuoja@mehilainen.fi, puhelinvaihde 010 414 0112 (pvm/mpm).

3 Rekisterin käyttötarkoitus ja tietojen käsittelyn peruste

Sijaisperherekisteriin tallennettuja tietoja käytetään lastensuojelun toimeksiantosuhteisen perhehoidon toteuttamiseen sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin. Rekisterissä pidetään kirjaa ennen perhehoidon käynnistymistä ja toimeksiantosopimuksen tekemistä henkilöistä, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa toimia perhehoitajana tai ovat perhehoitoon valmistavassa koulutuksessa.

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti perhehoitoon liittyvään lainsäädäntöön (perhehoitolaki 263/2015).

Ennen toimeksiantosopimuksen tekemistä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka syntyy rekisteröidyn jättäessä yhteys- ja muut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle.

4 Rekisteriin tallennetut tiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Rekisteröidyn perhehoitajan ja puolison nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite, ammatti, koulutus, perheenjäsenten nimi, ikä ja sukupuoli.
• Tieto perheen kotieläimistä ja muista asumisolosuhteista
• Tieto perhehoitajan ja puolison käymästä sijaisvanhempien ennakko- ja prosessivalmennuksesta
• Tieto rikosrekisteriotteiden tarkistuksesta
• Kuvaus perheestä ja perheen kokonaistilanteesta
• Perheeseen lyhyt- tai pitkäaikaisesti sijoitetut lapset
• Perhehoitajan erityisosaaminen ja -koulutus
• Toimiiko perhe lyhyt- vai pitkäaikaisena perhehoitajana
• Montako lasta perhe voi ottaa sijoitukseen
• Onko sijoitukselle rajoitustekijöitä esimerkiksi allergian suhteen
• Toive sijoitettavan lapsen sukupuolesta ja iästä.
• Perhehoitajan täyttämän ja toimittaman esitietolomakkeen tiedot
• Muut perhehoitolain mukaisen toimeksiantosopimuksen mukaiset tiedot
• Kunnan sosiaaliviranomaisen antama soveltuvuuslausunto
• Ennakkovalmennuksen loppuraportti
• Tiedot yhteydenpidosta perhehoitajan kanssa, muutokset perhehoitajan tai perheen olosuhteissa ja tieto, milloin niistä on ilmoitettu tilaajalle.
• Muut perhehoidossa tarpeelliset tiedot

4.1 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin pääasiallinen tietolähde on Rekisteröity itse.

Lisäksi tietoja voidaan tarvittaessa kerätä myös Familarin sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä sekä kunnan sosiaaliviranomaisilta.

4.2 Säilytysaika

Ellei rekisteröidyn kanssa muuta sovita, henkilötiedot poistetaan pääsääntöisesti toimeksiantosopimuksen päättyessä, lukuun ottamatta palkkioiden maksuun liittyviä tai muita vastaavia välttämättömiä tietoja, joita säilytetään kulloinkin voimassa olevan sääntelyn, muun muassa kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Perhehoidon tarjoamiseksi käsiteltävin henkilötietojen osalta tiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä tai viimeistään viiden (5) vuoden kuluttua edellisestä yhteydenpidosta rekisteröidyn kanssa.

5 Tietojen luovuttaminen

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Tietoja voidaan luovuttaa:

• Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella.
• Perhehoitoon liittyvän lainsäädännön tai muun nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

5.1 Tietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaajaryhmät

• Rekisteröidyn suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja asiakkaan yksilöimälle toiselle sosiaalihuollon toimintayksikölle.

6 Tietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Tiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä luovuteta sivullisille.

Tietoja voivat käyttää ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiaa hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja määrittää käyttöoikeustasoista, joita työntekijöille myönnetään. Käyttäjätunnusten saannin edellytyksenä on salassapitositoumuksen allekirjoittaminen.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Sähköisen rekisterin lisäksi voidaan ylläpitää osarekisterinä erillisiä paperilla olevia rekistereitä, jotka voivat sisältää mm. tietoja asiakkaan antamista suostumuksista ja kielloista asiakastietojen luovuttamiseen tai allekirjoitettuja sopimuksia. Sähköisen asiakastietojärjestelmän ohella syntyvät paperiarkistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

7 Rekisteröidyn oikeudet

7.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 8 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

7.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (rekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Mehiläisen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi

• Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 8 mukaisesti, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Asiakkaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.
• Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on asiakasrekisteritietojen korjauksen tekoon oikeus.
• Mahdolliset virheelliset merkinnät korjataan rekisteriin. Asiakirjoihin merkitään korjauksen tekijän nimi, asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste.

7.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

8 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Familariin omaan yhteyshenkilöön tai Familarin emoyhtiöön Mehiläiseen osoitteeseen terveystiedot@mehilainen.fi.

Familar voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.