Mehiläinen Oy:n suoramarkkinointirekisterin tietosuojaseloste
Pvm: 13.10.2020
1 REKISTERINPITÄJÄ
Mehiläinen Oy, Y-tunnus 1927556-5, Pohjoinen Hesperiankatu 17 C, 00260 Helsinki.
2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava Kim Klemetti
puhelinvaihde 010 414 0112 (pvm/mpm).
3 REKISTERIN NIMI
Mehiläisen suoramarkkinointirekisteri.
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietojen käsittely perustuu Mehiläisen oikeutettuun etuun (suoramarkkinointitarkoitus), Mehiläisen ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Henkilötietoja käsitellään Mehiläisen ja sen yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin, profilointitarkoituksiin (kohdassa 10 tarkemmin kuvatulla tavalla), mielipide-, tai markkinatutkimukseen, tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Mehiläisen konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
Nimi, arvo tai ammatti, ikä tai syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, osoite-, ja muut yhteystiedot, rekisteröidystä laadittu profiili tai tieto rekisteröidyn perhetyypistä, toivotut yhteydenpitomuodot, kanavakohtainen suoramarkkinointilupa ja -kieltotiedot, suostumukseen tai asiakassuhteeseen perustuvat, markkinointiin liittyvät rekisteröityä koskevat muut tunnistetiedot sekä tietojen muutostiedot.
6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Mehiläinen säilyttää henkilötietoja suoramarkkinointirekisterissä, ellei rekisteröity ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto.
7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään erilaisiin markkinointikilpailuihin tms. rekisteröitymisen yhteydessä, Mehiläisen palveluihin rekisteröidyttäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Mehiläisen ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä (kuten OmaMehiläinen henkilörekisteristä tai asiakasrekisteristä), Väestötietojärjestelmästä , Asiakasmarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä, Postin päivityspalveluiden kautta, sekä muista lähteistä. Tietoja ei kerätä potilasrekisteristä.
8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU-ROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Tietoja luovutetaan Mehiläisen konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin.
Henkilötietoja ei luovuteta Mehiläisen tai Mehiläisen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
10 PROFILOINTI
Osana suoramarkkinointirekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Mehiläinen voi toteuttaa myös profilointia. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla suoramarkkinointirekisterissä olevia rekisteröityjä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Lisäksi rekisteröidystä voidaan kerätä profilointitietoja muista lähteistä. Profiloinnin käyttötarkoituksena on mahdollistaa markkinoinnin parempi kohdentaminen.
11 REKISTERÖIDYN OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA SUORAMARKKINOINTIA (KIELTO-OIKEUS)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Mehiläinen kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Mehiläisen ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesi. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Mehiläinen voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Henkilö voi antaa Mehiläiselle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja kanavakohtaisesti.
12 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Mehiläisen suoramarkkinointirekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Mehiläisen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
12.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut Mehiläisen suoramarkkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
12.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12.5 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellä rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Mehiläiselle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
13 YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Mehiläiseen OmaMehiläinen-palvelussa, Mehiläisen palvelupisteessä tai postitse osoitteeseen: Mehiläinen Oy / Suoramarkkinointirekisteri, Pohjoinen Hesperiankatu 17 C, 00260 Helsinki. Mehiläinen voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.