Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä Mehiläisen järjestämissä tapahtumissa

Mehiläinen Oy
Y-tunnus 1927556-5
Arkadiankatu 6
00100 Helsinki

Mehiläisen tapahtumien henkilörekisteri.

Mehiläinen voi järjestää erilaisia fyysisiä tai virtuaalisia tapahtumia, joiden yhteydessä Mehiläinen käsittelee tapahtuman järjestämiseksi tarpeellisia henkilötietoja.

Henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• Ilmoittautumisen ja osallistumisen toteuttamiseksi
• Tapahtumien ja viestinnän toteuttamiseksi ja kehittämiseksi
• Mahdollisesti toteutettavien kyselyiden, kuten palautteiden keräämiseksi
• Tapahtumien turvallisuuden varmistamiseksi
• Muihin tapahtuman järjestämiseksi tarpeellisiin tarkoituksiin

Henkilötietojen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka syntyy tapahtuman osallistujan ilmoittautuessa tapahtumaan tai rekisteröidyn ottaessa yhteyttä Mehiläiseen tapahtumaan liittyvässä asiassa. Oikeutettu etu perustuu Mehiläisen ja rekisteröidyn väliseen merkitykselliseen suhteeseen. Rekisteröidyn antamalla erillisellä suostumuksella tietoja voidaan käyttää myös sähköiseen suoramarkkinointiin.

Mikäli tapahtumassa toteutetaan rekrytointitoimintaa, sen osalta henkilötietoja käsitellään Mehiläisen rekrytointiin liittyvän tietosuojaselosteen mukaisesti, johon pyydämme tutustumaan rekisteröidyn osallistuessa rekrytointiin.

Henkilötietoja voidaan siirtää ja käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Mehiläisen konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tällöin Mehiläisen konserniyhtiöt ja ulkopuoliset palvelunantajat käsittelevät henkilötietoja Mehiläisen lukuun.

Rekisteröidystä voidaan käsitellä muun muassa seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Muut tarpeelliset yhteystiedot, kuten katuosoite
• Ammatti tarvittaessa
• Kieleen tai ruokavalioon liittyvät tiedot tarvittaessa
• Kerättyjen tietojen tekniseen käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde
• Muut tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot

Mehiläinen säilyttää tapahtumiin liittyviä henkilötietoja, kunnes kyseinen tapahtuma ja siihen liittyvät järjestelyt ja muut toimenpiteet ovat päättyneet. Mehiläinen voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä tietyn määritetyn ajan, mikäli tähän on erityinen syy, esimerkiksi oikeusvaateen tai vastaavan vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Säilytysajan määräytymiseen vaikuttaa muun muassa lainsäädäntöön perustuvat yleiset vahingonkorvauksien vanhenemisajat.

Mikäli tilaisuudessa on kerätty henkilötietoja rekrytointitoimintaan liittyen, kyseisiä tietoja säilytetään Mehiläisen rekrytointiin liittyvän rekisteriselosteen mukaisesti.

Käsiteltävät tiedot ovat rekisteröidyn itsensä ilmoittamat tiedot.

Tietoja voidaan luovuttaa Mehiläisen konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 3 kuvattuihin käyttötarkoituksiin.
Henkilötietoja ei luovuteta Mehiläisen ulkopuolelle kolmansille osapuolille säännönmukaisesti. Mikäli henkilötietoja on tarpeen luovuttaa, luovutus voidaan toteuttaa kolmansille osapuolille sopimuksen, suostumuksen tai nimenomaisen lainsäädännössä säädetyn perusteen nojalla.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tällöin ensisijaisena siirtoperusteena on Euroopan komission päätös Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Mikäli henkilötietoja siirretään maahan, josta komissio on antanut vastaavuuspäätöksen tietosuojan riittävästä tasosta (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artikla), ensisijaisena siirtoperusteena on vastaavuuspäätös.

Mehiläisellä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet käytössä henkilötietojen suojaamiseksi. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyn perusteena on Mehiläisen oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Mehiläinen voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä lainsäädännössä säädetyin perustein.

Siltä osin kuin henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa käsittelyä tällaista markkinointia varten ja kieltää henkilötietojen käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröity voi antaa Mehiläiselle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja, mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.

11.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus saada Mehiläiseltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai ei käsitellä. Mikäli hänen henkilötietojaan käsitellään, rekisteröidyillä on oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, esimerkiksi käsittelyn tarkoituksista ja kyseessä olevista henkilötietoryhmistä. Mehiläinen informoi henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteissaan. Rekisteröity voi myös olla Mehiläiseen yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyen tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisella tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja käsitellään. Tarkastuspyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Mehiläinen voi kuitenkin tietyin edellytyksin periä rekisteröidyltä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

11.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset tiedot oikaistaan. Rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön Mehiläiselle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus henkilötietojensa poistamiseen, esimerkiksi jos rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelylle ole perusteltua syytä. Poistopyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Mehiläisen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

11.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistoon), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisteröidyn potilas- ja henkilötietoihin liittyvissä asioissa voi kääntyä Mehiläisen Terveystietojen hallintatiimin puoleen.

Terveystietojen hallinta
info.terveystiedot@mehilainen.fi

Huomioithan, että voimme ottaa vastaan rekisteröityjen pyyntöjä ainoastaan kirjallisesti. Henkilöllisyytesi tarkastetaan Mehiläisen toimipisteessä kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai vaihtoehtoisesti OmaMehiläinen-verkkopalvelun kautta. Näin varmistamme, että tietoja luovutetaan ainoastaan henkilöille, joilla on siihen oikeus.

Voit osoittaa tietopyynnön myös lähimmän Mehiläisen toimipisteiden kautta, jossa henkilöllisyytesi tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Lähimmän Mehiläisen toimipisteen löydät verkkosivuiltamme osoitteesta https://www.mehilainen.fi/haku?k=toimipisteet.

Mikäli toimitat arkaluonteisia tietoja sähköpostitse, voit tarvittaessa käyttää Mehiläisen turvapostia.

Tietosuojavastaava

Mehiläisen tietosuojavastaavana toimii Kim Klemetti (tietosuoja@mehilainen.fi).