Henkilötietojen käsittely Mehiläisen järjestämissä tapahtumissa
Julkaistu: 5.2.2021
Päivitetty: 19.2.2021
1 Rekisterinpitäjä
Mehiläinen Oy
Y-tunnus 1927556-5,
Pohjoinen Hesperiankatu 17 C,
00260 Helsinki
2 Yhteystiedot rekistereitä koskevissa asioissa
Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuoja@mehilainen.fi. Mehiläinen-konsernin tietosuojavastaavana toimii Kim Klemetti.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Mehiläisessä ja yhteystiedot löydät Mehiläisen www-sivuilta osoitteesta: https://www.mehilainen.fi/rekisteriselosteet
3 Rekisterin nimi
Mehiläisen tapahtumien henkilörekisteri.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Mehiläinen voi järjestää erilaisia fyysisiä tai virtuaalisia tapahtumia, joiden yhteydessä Mehiläinen käsittelee tapahtuman järjestämiseksi tarpeellisia henkilötietoja.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Ilmoittautumisen ja osallistumisen toteuttamiseksi
- Viestinnän toteuttamiseksi
- Mahdollisesti toteutettavien kyselyiden, kuten palautteiden keräämiseksi
- Tapahtumien turvallisuuden varmistamiseksi
- Muihin tapahtuman järjestämiseksi tarpeellisiin tarkoituksiin
Henkilötietojen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka syntyy tapahtuman osallistujan ilmoittautuessa tapahtumaan tai rekisteröidyn ottaessa yhteyttä Mehiläiseen tapahtumaan liittyvässä asiassa.
Mikäli tapahtumassa toteutetaan rekrytointitoimintaa, sen osalta henkilötietoja käsitellään Mehiläisen rekrytointiin liittyvän rekisteriselosteen mukaisesti, johon pyydämme tutustumaan rekisteröidyn osallistuessa rekrytointiin.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Mehiläisen konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Muut tarpeelliset yhteystiedot, kuten katuosoite
- Ammatti tarvittaessa
- Kieleen tai ruokavalioon liittyvät tiedot tarvittaessa
- Kerättyjen tietojen tekniseen käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde
- Muut tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot
6 Henkilötietojen säilytysaika
Mehiläinen säilyttää tapahtumiin liittyviä henkilötietoja, kunnes kyseinen tapahtuma ja siihen liittyvät järjestelyt ja muut toimenpiteet ovat päättyneet.
Mikäli tilaisuudessa on kerätty henkilötietoja rekrytointitoimintaan liittyen, kyseisiä tietoja säilytetään Mehiläisen rekrytointiin liittyvän rekisteriselosteen mukaisesti.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät tiedot ovat rekisteröidyn itsensä ilmoittamat tiedot.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan Mehiläisen konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Mikäli rekisteröity antaa erillisen suostumuksen markkinointiin, tietoja voidaan käyttää myös sähköiseen suoramarkkinointiin.
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti Mehiläisen tai Mehiläisen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan. Voimme kuitenkin tarvittaessa siirtää henkilötietoja alihankkijalle, joka käsittelee henkilötietoja Mehiläisen lukuun.
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9 Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
10 Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
11 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (Kielto-oikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia, joita Mehiläinen kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesi. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Mehiläinen voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröity voi antaa Mehiläiselle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Mehiläisen asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen poistamista, ellei henkilötietojen säilyttämiseen ole erityistä syytä.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Mehiläisen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
12.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
12.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12.5 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Mehiläiselle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
13 Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Mehiläiseen Mehiläisen palvelupisteessä tai postitse osoitteeseen: Mehiläinen Oy / Viestintä, Pohjoinen Hesperiankatu 17 C, 00260 Helsinki tai sähköpostilla tietosuoja@mehilainen.fi.
Mehiläinen voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.