Familar sijaisperherekisterin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee niitä Familar Oy:n ja sen tytäryhtiöiden tuottamien lastensuojelupalveluiden perhehoitajia, joiden osalta Familar Oy tai sen tytäryhtiö toimii rekisterinpitäjänä.

Familar Oy
Arkadiankatu 6
00100 Helsinki
Y- tunnus 2300134-8

Sijaisperherekisteriin tallennettuja tietoja käytetään lastensuojelun toimeksiantosuhteisen perhehoidon toteuttamiseen sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin. Rekisterissä pidetään kirjaa ennen perhehoidon käynnistymistä ja toimeksiantosopimuksen tekemistä henkilöistä, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa toimia perhehoitajana tai ovat perhehoitoon valmistavassa koulutuksessa.

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti perhehoitoon liittyvään lainsäädäntöön (perhehoitolaki 263/2015) sekä muuhun sovellettavaan lainsäädäntöön.

Ennen toimeksiantosopimuksen tekemistä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka syntyy rekisteröidyn jättäessä yhteys- ja muut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle.

Käsittelyn kohteena on seuraavia tietoja:

• Rekisteröidyn perhehoitajan ja puolison nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite, ammatti, koulutus, perheenjäsenten nimi, ikä ja sukupuoli;
• Tieto perheen kotieläimistä ja muista asumisolosuhteista;
• Tieto perhehoitajan ja puolison käymästä sijaisvanhempien ennakko- ja prosessivalmennuksesta;
• Tieto rikosrekisteriotteiden tarkistuksesta;
• Kuvaus perheestä ja perheen kokonaistilanteesta;
• Perheeseen lyhyt- tai pitkäaikaisesti sijoitetut lapset;
• Perhehoitajan erityisosaaminen ja -koulutus;
• Toimiiko perhe lyhyt- vai pitkäaikaisena perhehoitajana;
• Montako lasta perhe voi ottaa sijoitukseen;
• Onko sijoitukselle rajoitustekijöitä esimerkiksi allergian suhteen;
• Toive sijoitettavan lapsen sukupuolesta ja iästä;
• Perhehoitajan täyttämän ja toimittaman esitietolomakkeen tiedot;
• Muut perhehoitolain mukaisen toimeksiantosopimuksen mukaiset tiedot;
• Hyvinvointialueen sosiaaliviranomaisen antama soveltuvuuslausunto;
• Ennakkovalmennuksen loppuraportti;
• Tiedot yhteydenpidosta perhehoitajan kanssa, muutokset perhehoitajan tai perheen olosuhteissa ja tieto, milloin niistä on ilmoitettu tilaajalle;
• Muut perhehoidossa tarpeelliset tiedot.

Rekisterin pääasiallinen tietolähde on rekisteröity itse.

Lisäksi tietoja voidaan tarvittaessa kerätä myös Familarin sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä sekä esimerkiksi hyvinvointialueen sosiaaliviranomaisilta.

Ellei rekisteröidyn kanssa muuta sovita, henkilötiedot poistetaan pääsääntöisesti toimeksiantosopimuksen päättyessä, lukuun ottamatta palkkioiden maksuun liittyviä tai muita vastaavia välttämättömiä tietoja, joita säilytetään kulloinkin voimassa olevan sääntelyn, muun muassa kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Perhehoidon tarjoamiseksi käsiteltävin henkilötietojen osalta tiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä tai viimeistään viiden (5) vuoden kuluttua edellisestä yhteydenpidosta rekisteröidyn kanssa.

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Tietoja voidaan luovuttaa:

• Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella.
• Perhehoitoon liittyvän lainsäädännön tai muun nimenomaisen lain säännöksen nojalla.

Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset:

• Rekisteröidyn suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja asiakkaan yksilöimälle toiselle sosiaalihuollon toimintayksikölle.

Familar käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja Familarin lukuun. Myös Familarin kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja Familarin lukuun.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tällöin ensisijaisena siirtoperusteena on Euroopan komission päätös Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Mikäli henkilötietoja siirretään maahan, josta komissio on antanut vastaavuuspäätöksen tietosuojan riittävästä tasosta (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artikla), ensisijaisena siirtoperusteena on vastaavuuspäätös.

Tiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä luovuteta sivullisille ilman lainsäädännön mukaista perustetta.

Tietoja voivat käyttää ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiaa hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja määrittää käyttöoikeustasoista, joita työntekijöille myönnetään. Käyttäjätunnusten saannin edellytyksenä on salassapitositoumuksen allekirjoittaminen.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Lisäksi henkilötietoja voidaan ylläpitää manuaalisessa muodossa, esimerkiksi tietoja asiakkaan antamista suostumuksista ja kielloista asiakastietojen luovuttamiseen tai allekirjoitettuja sopimuksia. Sähköisen asiakastietojärjestelmän ohella syntyvät paperiarkistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

8.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Asiakkaalla on oikeus saada Mehiläiseltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai ei käsitellä. Mikäli hänen henkilötietojaan käsitellään, asiakkaalla on oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, esimerkiksi käsittelyn tarkoituksista ja kyseessä olevista henkilötietoryhmistä. Mehiläinen informoi henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteissaan. Rekisteröity voi myös olla Mehiläiseen yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyen tämän tietosuojaselosteen kohdan 9 mukaisella tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja käsitellään. Tarkastuspyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 9 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Mehiläinen voi kuitenkin tietyin edellytyksin periä rekisteröidyltä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

8.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tietojen oikaisemista. Oikaisupyynnöt tehdään Mehiläiselle tämän tietosuojaselosteen kohdan 9 mukaisesti. Henkilötietoja ei pääsääntöisesti voida poistaa, koska niiden käsittely perustuu lainsäädäntöön ja niitä koskee lakisääteinen säilytysvelvollisuus. Muiden tietojen osalta rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus henkilötietojensa poistamiseen, esimerkiksi jos käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Mehiläisen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi

• Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 9 mukaisesti. Asiakkaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.
• Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, virheelliset merkinnät korjataan ja mahdolliset toimenpiteet toteutetaan käsittelyn rajoittamiseksi.

8.3 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kun käsittelyn perusteena on yleinen etu. Rekisteröidyllä on esimerkiksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tietojohtamista varten. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 9 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Familar voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä lainsäädännössä säädetyin perustein.

8.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistoon), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Familariin omaan yhteyshenkilöön tai Familarin emoyhtiöön Mehiläiseen osoitteeseen terveystiedot@mehilainen.fi.

Familar voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.