Mehiläisen suoramarkkinointirekisterin tietosuojaseloste

Mehiläinen Oy
Y-tunnus 1927556-5
Arkadiankatu 6
00100 Helsinki

Mehiläisen suoramarkkinointirekisteri.

Henkilötietojen käsittely perustuu Mehiläisen oikeutettuun etuun (suoramarkkinointitarkoitus). Mehiläisen ja rekisteröidyn väliseen sopimussuhteeseen tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Mehiläisen oikeutetun edun perusteena on Mehiläisen ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde tai vastaavanlainen suhde Mehiläisen ja rekisteröidyn välillä.

Henkilötietoja käsitellään Mehiläisen ja sen yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin, profilointitarkoituksiin (kohdassa 9 tarkemmin kuvatulla tavalla), mielipide-, tai markkinatutkimukseen, tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suoramarkkinoinnin kehittämiseen.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Mehiläisen konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Nimi, arvo tai ammatti, ikä tai syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, osoite-, ja muut yhteystiedot, rekisteröidystä laadittu profiili tai tieto rekisteröidyn perhetyypistä, toivotut yhteydenpitomuodot, kanavakohtainen suoramarkkinointilupa ja -kieltotiedot, suostumukseen tai asiakassuhteeseen perustuvat, markkinointiin liittyvät rekisteröityä koskevat muut tunnistetiedot sekä tietojen muutostiedot.

Mehiläinen säilyttää henkilötietoja suoramarkkinointirekisterissä, ellei rekisteröity ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tarpeen. Henkilötietoja säilytetään, kunnes rekisteröity kieltää suoramarkkinoinnin, tai kunnes rekisteröidyn ja Mehiläisen välisen asiakassuhteen tai vastaavanlaiseen merkityksellisen suhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista Mehiläisen kanssa. Asiakassuhteen tai vastaavanlaisen merkityksellisen suhteen päätyttyä Mehiläinen voi jatkaa säilyttämistä, mikäli säilyttämiselle on jokin erityinen syy, esimerkiksi oikeusvaateen ja vastaavien vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Säilytysajan määräytymiseen vaikuttaa muun muassa lainsäädäntöön perustuvat yleiset vahingonkorvauksien vanhenemisajat.

Henkilötietoja kerätään erilaisiin markkinointikilpailuihin tms. rekisteröitymisen yhteydessä, Mehiläisen palveluihin rekisteröidyttäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Mehiläisen ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä (kuten OmaMehiläinen henkilörekisteristä tai asiakasrekisteristä), Väestötietojärjestelmästä, Asiakasmarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä, Postin päivityspalveluiden kautta, sekä muista lähteistä. Tietoja ei kerätä potilasrekisteristä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Mehiläisen konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 3 kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Pääsääntöisesti henkilötietoja ei luovuteta Mehiläisen ulkopuolelle kolmansille osapuolille. Mikäli henkilötietoja on tarpeen luovuttaa, luovutus voidaan toteuttaa kolmansille osapuolille sopimuksen, suostumuksen tai lainsäädännön nojalla.

Mehiläinen voi siirtää henkilötietoja ja ulkoistaa käsittelytoimia Mehiläisen konserniyhtiöille ja ulkopuolisille palvelunantajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Mehiläisen lukuun.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tällöin ensisijaisena siirtoperusteena on Euroopan komission päätös Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Mikäli henkilötietoja siirretään maahan, josta komissio on antanut vastaavuuspäätöksen tietosuojan riittävästä tasosta (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artikla), ensisijaisena siirtoperusteena on vastaavuuspäätös.

Mehiläisellä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet käytössä henkilötietojen suojaamiseksi. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Osana suoramarkkinointirekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Mehiläinen voi toteuttaa myös profilointia. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla suoramarkkinointirekisterissä olevia rekisteröityjä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Lisäksi rekisteröidystä voidaan kerätä profilointitietoja muista lähteistä. Profiloinnin käyttötarkoituksena on mahdollistaa markkinoinnin parempi kohdentaminen.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Siltä osin kuin henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa käsittelyä tällaista markkinointia varten ja kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröity voi antaa Mehiläiselle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Mehiläinen kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyn perusteena on Mehiläisen oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesi. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Mehiläinen voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä lainsäädännössä säädetyin perustein.

11.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus saada Mehiläiseltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai ei käsitellä. Mikäli hänen henkilötietojaan käsitellään, rekisteröidyillä on oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, esimerkiksi käsittelyn tarkoituksista ja kyseessä olevista henkilötietoryhmistä. Mehiläinen informoi henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteissaan. Rekisteröity voi myös olla Mehiläiseen yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyen tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisella tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Mehiläisen suoramarkkinointirekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Mehiläinen voi kuitenkin tietyin edellytyksin periä rekisteröidyltä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

11.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Jos rekisteröity on OmaMehiläinen-palvelun käyttäjä, hän voi päivittää omia perustietojaan sekä määrittää, haluaako hän vastaanottaa markkinointiviestejä, OmaMehiläinen-palvelussa. Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Rekisteröity voi myös tehdä henkilötietoja koskevan oikaisupyynnön Mehiläiselle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus henkilötietojensa poistamiseen, esimerkiksi jos käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta, tai jos rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelylle ole perusteltua syytä. Poistopyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Mehiläisen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

11.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut Mehiläiselle tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai sopimuksen nojalla ja käsittely suoritetaan automaattisesti, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

11.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistoon), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

11.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellä rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla tästä Mehiläiselle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn potilas- ja henkilötietoihin liittyvissä asioissa voi kääntyä Mehiläisen Terveystietojen hallintatiimin puoleen.

Terveystietojen hallinta
info.terveystiedot@mehilainen.fi

Huomioithan, että voimme ottaa vastaan rekisteröityjen pyyntöjä ainoastaan kirjallisesti. Henkilöllisyytesi tarkastetaan Mehiläisen toimipisteessä kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai vaihtoehtoisesti OmaMehiläinen-verkkopalvelun kautta. Näin varmistamme, että tietoja luovutetaan ainoastaan henkilöille, joilla on siihen oikeus.

Voit osoittaa tietopyynnön myös lähimmän Mehiläisen toimipisteiden kautta, jossa henkilöllisyytesi tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Lähimmän Mehiläisen toimipisteen löydät verkkosivuiltamme osoitteesta https://www.mehilainen.fi/haku?k=toimipisteet.

Mikäli toimitat arkaluonteisia tietoja sähköpostitse, voit tarvittaessa käyttää Mehiläisen turvapostia.

Tietosuojavastaava

Mehiläisen tietosuojavastaavana toimii Kim Klemetti (tietosuoja@mehilainen.fi).