OmaPartnersin tietosuojaseloste

OmaPartners Oy
2054095–2
Arkadiankatu 6
00100 Helsinki

OmaPartners Oy:n osakasrekisteri

OmaPartners Oy on osa Mehiläinen konsernia ja se tuottaa terveydenhuoltoalan palveluita julkisille ja yksityisille palveluntarjoajille. OmaPartners Oy tuottaa myös hallinnollisia palveluita yhtiön osakkaille.

Henkilötietojen käyttötarkoitus on terveydenhuoltoalan ammattilaisten rekrytointi OmaPartners Oy:n osakkaaksi. Liittymisen jälkeen henkilötietoja käytetään mm. palkanmaksun perusteisiin, osakasluetteloon sekä yhteydenpitoon hallinnon henkilökunnan ja osakkaiden välillä. Henkilötietojen käyttötarkoitus voi myös tilanteesta riippuen liittyä joko tiettyyn rekisteröidyn ilmaisemaan tahtoon saada OmaPartnersilta yhteydenottoja tai osakastarjouksia.

Osakasrekisterissä ylläpidetään lisäksi OmaPartnersin olemassa olevien osakkaiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tilanteesta riippuen joko:

a) rekrytoitavan osakkaan (rekisteröidyn) antama suostumus käsittelyyn tai

b) OmaPartnersin oikeutettu etu käsitellä potentiaalisten ja nykyisten osakkaiden tarpeellisia henkilötietoja tai

c) OmaPartnersin lakisääteiset velvoitteet.

Rekisteri kattaa tietoja OmaPartnersin potentiaalisista ja nykyisistä osakkaista. Rekisteriin tallennetaan rekrytointiprosessissa sekä osakassuhteessa tarvittavia tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi hakijan yhteys- ja henkilötiedot, kansalaisuus, tilinumero, ammattioikeudet ja koulutustausta, työskentelypaikkoja koskevat toiveet ja rekrytointiprosessin aikana syntyvät prosessitiedot, sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Mikäli henkilötiedot on kerätty rekrytointivaiheessa, henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä, ellei rekisteröity ole ilmaissut tahtoansa tietojen säilyttämiseksi esimerkiksi tulevaa osakkuutta varten. Mikäli rekisteröity on ilmaissut tahtonsa tietojen säilyttämiseksi, henkilötiedot säilytetään niin pitkään, kuin se on tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Tällöin tietoja säilytetään 10 vuotta viimeisimmän aktiivisen yhteydenpidon jälkeen.

Mikäli potentiaalinen rekrytoitava on liittynyt osakkaaksi, säilytetään henkilötietoja koko osakkuuden ajan ja 5 vuotta osakkuuden päättymisen jälkeen.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää edellä mainittuja säilytysaikoja pidempään, mikäli säilyttämiselle on jokin erityinen syy, esimerkiksi oikeusvaateen ja vastaavien vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tällöin säilytysajan määräytymiseen vaikuttaa muun muassa lainsäädäntöön perustuvat yleiset vahingonkorvauksien vanhenemisajat.

Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus pyytää henkilötietojen poistamista milloin tahansa.

Ensisijainen tietolähde on henkilö itse tai henkilön itse ilmoittamat muut tietolähteet, kuten esimerkiksi suosittelijat. Lisäksi rekrytointiprosessin aikana käytetään tarpeen mukaan toimialaan liittyviä julkisia rekisterejä, kuten JulkiTerhikki, siltä osin kuin se on tarpeellista OmaPartnersin koskevien velvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä. Tarvittaessa tietoja voidaan siirtää myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tällöin ensisijaisena siirtoperusteena on Euroopan komission päätös Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Mikäli henkilötietoja siirretään maahan, josta komissio on antanut vastaavuuspäätöksen tietosuojan riittävästä tasosta (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artikla), ensisijaisena siirtoperusteena on vastaavuuspäätös.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille säännönmukaisesti.

OmaPartners Oy:n ollessa osa Mehiläinen konsernia, hyödyntää se Mehiläisen kaikkia asianmukaisia, teknisiä ja organitorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. Mahdollinen paperiaineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Täytetyn rekrytointihakemuksen tiedot siirretään osakasrekisteriin. Rekrytointiprosessin etenemiseen liittyvä tiedotus tapahtuu sähköpostitse hakijan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai puhelimitse. Osakassuhteen syntymiseen jälkeen tiedot säilytetään osakassuhteen ajan osakasrekisterissä.

Tietoja ei käytetä profilointitarkoituksessa eikä automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu OmaPartnersin oikeutettuihin etuihin. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. OmaPartners voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä lainsäädännössä säädetyin perustein.

11.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus saada OmaPartnersilta vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai ei käsitellä. Mikäli hänen henkilötietojaan käsitellään, rekisteröidyillä on oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, esimerkiksi käsittelyn tarkoituksista ja kyseessä olevista henkilötietoryhmistä. OmaPartners informoi henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteissaan. Rekisteröity voi myös olla OmaPartnersiin yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyen tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisella tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja käsitellään. Tarkastuspyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. OmaPartners voi kuitenkin tietyin edellytyksin periä rekisteröidyltä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

11.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset tiedot oikaistaan. Rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön OmaPartnersille tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus henkilötietojensa poistamiseen, esimerkiksi jos käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta, tai jos rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelylle ole perusteltua syytä. Poistopyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa OmaPartnersin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

11.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut OmaPartnersille tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla ja käsittely suoritetaan automaattisesti, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

11.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistoon), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

11.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla tästä OmaPartnersille tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn henkilötietoihin liittyvissä asioissa voi kääntyä OmaPartnersin hallinnon tiimin puoleen.

OmaPartnersin hallinto
Info@omapartners.fi

Huomioithan, että voimme ottaa vastaan rekisteröityjen pyyntöjä ainoastaan kirjallisesti.

Henkilöllisyytesi tarkastetaan Mehiläisen toimipisteessä kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai vaihtoehtoisesti OmaMehiläinen-verkkopalvelun kautta. Näin varmistamme, että tietoja luovutetaan ainoastaan henkilöille, joilla on siihen oikeus.

Voit osoittaa tietopyynnön myös lähimmän Mehiläisen toimipisteiden kautta, jossa henkilöllisyytesi tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Lähimmän Mehiläisen toimipisteen löydät verkkosivuiltamme osoitteesta https://www.mehilainen.fi/haku?k=toimipisteet.

Mikäli toimitat arkaluonteisia tietoja sähköpostitse, voit tarvittaessa käyttää Mehiläisen turvapostia.

Tietosuojavastaava

Mehiläisen tietosuojavastaavana toimii Kim Klemetti (tietosuoja@mehilainen.fi).