Läsnäolevan johtamisen tilalle on tullut etäjohtaminen. Mitä se tarkoittaa työyhteisöissä?

Työterveyden uusi suunta -sarjan jaksossa Mehiläisen asiakkuuksien ja B2B-markkinoinnin johtaja Andréa Alvarez-Tarjasalo keskustelee Tokmannin henkilöstöjohtaja Sirpa Huuskosen ja Mehiläisen henkilöstöjohtaja Tatu Tulokkaan kanssa johtamisen murroksesta sekä etä- ja lähijohtamisen uusista käytännöistä.

Vahva johtamisen kulttuuri tukee onnistunutta etäjohtamista

Koronapandemia on aiheuttanut suuria muutoksia työelämään, johtamiseen ja esimiestyöhön viimeisen vuoden aikana. Monissa työyhteisöissä on siirrytty etätyöhön, mikä vaikuttaa työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Läsnäolevan johtamisen tilalle on tullut etäjohtaminen, ja näiden välillä onkin paljon eroavaisuuksia.

Sirpan mukaan yksi merkittävimpiä eroja läsnäjohtamisen ja etäjohtamisen välillä on se, että läsnäjohtamisessa näköhavaintoihin perustuva johtaminen on huomattavasti helpompaa. Kun esihenkilö näkee tiiminsä päivittäin, on helpompaa tehdä havaintoja tiimin hyvinvoinnista ja pysyä tietoisena siitä, millä tasolla jaksaminen on. Etäjohtamisessa tällaisten havaintojen tekeminen on haastavampaa.

Sirpan mielestä etätyössä yrityksen johtamisen kulttuuri korostuu. Vahvan johtamisen kulttuurissa, jossa on jo ennestään ollut selkeät toimintamallit ja pidetty esimerkiksi viikko- tai kuukausitapaamisia, on luontevampaa jatkaa tätä käytäntöä myös etätyöskentelyn aikana. Sirpa painottaa, että etätyössä esihenkilötyön rooli korostuu, jolloin vain omien töiden tekeminen ei riitä, vaan tarvitaan ihmisten johtamista ja siihen sopivia käytänteitä ja toimintatapoja.

– Myös etänä johdettaessa on joskus nähtävä ihmisiä. Tällöin on hyvä olla käytäntöjä, että nyt laitetaan kamerat päälle ja nähdään toinen toisemme. Jos tiimi ei ole valtavan iso, niin tämän pitäisi olla melko luontevaa, ja tällöin saa jonkinlaisen käsityksen siitä, miten väki voi.

Mehiläisellä on otettu erilaisia toimintamalleja käyttöön etäjohtamisen tueksi, joista merkittävimpänä Tatu näkee sen varmistamisen, että kaikilla on hyvä tilannekuva ja tietoisuus siitä, missä ollaan nyt ja mihin ollaan menossa. Tatun mukaan merkittävää on myös sen tiedostaminen, että “one size does not fit all”, eli että johtamisen tuki, mallit ja ratkaisut olisivat vahvasti mietittynä kuhunkin toimintoon sopivaksi, ja että kaikki ratkaisut eivät sovi kaikille.

Etätyön myötä on noussut esiin kysymys siitä, pitäisikö työntekijöiden olla entistä itseohjautuvampia. Monissa työyhteisöissä odotetaan työntekijöiden toimivan itseohjautuvasti, mutta tähän tarvitaan myös esihenkilön tukea. Tatu on sitä mieltä, että lähtökohtaisesti työntekijät haluavat suoriutua työstään mahdollisimman hyvin, mutta esteenä onnistumiselle voi olla esimerkiksi yrityskulttuuri, jossa pelätään tehdä virheitä tai on paljon hierarkiaa. Tatu tuokin esiin, että itseohjautuva työskentely onnistuu yleensä parhaiten silloin, kun työntekijällä on selkeä tehtävä ja missio omassa työssään, hän tietää mitä häneltä odotetaan ja kulttuuri on rohkaiseva. Esihenkilön onkin tärkeää näyttää työntekijöille suuntaa siihen, mihin ollaan menossa.

– Kun tilannekuva ja tietoisuus asioista on kaikilla mahdollisimman yhtäläinen ja ihmiset tietävät, mitä heidän pitää tehdä, niin kyllä he silloin alkavat tekemään, Tatu sanoo.

Esihenkilöiden tuki ja esimerkki lähtökohtana työhyvinvoinnille

Kaikille etätyön tekeminen ei ole mahdollista, ja sekä Tokmannilla että Mehiläisellä monet tekevät työtä edelleen paikan päällä. Valtaosa Tokmannin yli 4000 työntekijästä työskentelee asiakasrajapinnassa, mikä luo Sirpan mukaan viestintään ja toimintamalleihin painotuseroja. Sirpa myös yhtyy Tatun ajatukseen siitä, että kaikilla on oltava hyvä näkyvyys siitä, missä mennään ja miten myymälöissä jaksetaan.

– Iso painoarvo on siinä, että huolehdimme etulinjassa olevien työntekijöiden työturvallisuudesta ja jaksamisesta, koska siellä ne suurimmat koronavirukseen liittyvät riskit ovat. Viestintämme paino on isosti siinä, että miten me annamme siellä oleville henkilöille riittävästi tietoa ja opastusta siitä, miten myymälöitä tulee johtaa, kertoo Sirpa.

Poikkeuksellisessa tilanteessa työntekijöiden jaksaminen on koetuksella, joten esihenkilöiden tuki on ensiarvoisen tärkeää. Tässä Tatu näkee ensiarvoisen tärkeänä oman tiimin tuntemisen. Vaikka jatkuvasta yhteydenpidosta huolehtiminen voi olla esihenkilöille haastavaa, on etätyö saanut johtamisen ottamaan uusia askeleita, ja etätyöläisiä on pitänyt huomioida aivan uudella tavalla.

– Tärkeää on oman tiimin ja ihmisten tuntemus myös kokonaisvaltaisesti, niin tiedetään paremmin, mitä siellä taustalla on, jos kaikki ei näytä olevan ihan kunnossa, sanoo Tatu.

Miten ehkäistä etätyöapatiaa?

Kuluneen vuoden aikana on puhuttu etätyöapatiasta. Etätyöapatiaa syntyy, kun etätyöpäivät tuntuvat aina samanlaisilta ja epäformaalit kanssakäymiset kollegoiden kanssa puuttuvat kokonaan. Yksilö voi itse vaikuttaa etätyöapatian syntyyn, mutta myös esihenkilöllä on mahdollisuus vaikuttaa etätyöapatian kehitykseen.

Sirpan mukaan etätyössä korostuu yksilön oman työn johtaminen ja työ- ja vapaa-ajan erottaminen toisistaan, mutta tämän lisäksi esihenkilö voi myös muistuttaa työntekijöitä pitämään ruokataukoja sekä liikkumaan päivänä aikana. Myös viikoittaisten virtuaalisten kahvihetkien pitäminen voi olla toimiva keino ehkäistä etätyöapatian syntymistä. Haastavasta tilanteesta huolimatta on tärkeää pitää yhteisöllisyyttä yllä, sillä sen kadottaminen on vaarallista.

- Monessa työyhteisössä on ollut vahva me-henki ja sen ylläpitäminen on hirvittävän tärkeää, Sirpa muistuttaa.